桑名県税事務所が行った不動産取得税減額手続きに関する案内文書の送付における個人情報の漏えいについて

　桑名県税事務所が送付した不動産取得税の減額手続きの案内文書（減額申請書様式を含む）に、本人とは異なる情報の入った書類が同封されていたことが判明しました。
　ご迷惑をおかけした関係者の方、県民の皆様に対し、深くお詫びを申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。

１　概要
　７月　４日　Ａ氏が不動産取得税の減額手続きのため、桑名県税事務所に来所。
　　　　　　　※土地を取得し、その後住宅を新築すると、その土地にかかる不動産取得税を減額する
　　　　　　　　制度があります。
　７月１０日　Ｂ氏に不動産取得税の減額手続きの案内文書を送付。
　　　　　　　その際、Ａ氏の情報が記載されていることに気づかないまま、その減額申請書様式を同封
　７月１７日　Ｂ氏から、県が送付した案内文書に他人（Ａ氏）の住所等が記入途中となっている減額
　　　　　　　申請書が同封されている旨の連絡。
　　　　　　　Ｂ氏に状況を説明し謝罪するとともに、Ａ氏の情報が入った減額申請書を回収。
　７月１８日　Ａ氏に第三者に対し個人情報の漏えいがあったことを説明し謝罪。

２　原因
　Ａ氏が７月４日に事前に送付されていた減額申請書に住所、氏名等を記入のうえ桑名県税事務所に来所しましたが、持参した減額申請書は使用せず、窓口に用意していた減額申請書で手続きを行いました。
　その際、職員がＡ氏の持参した減額申請書が未記入であると誤認したため、Ａ氏の情報が入った減額申請書を回収したものの、適切に破棄をしていませんでした。
　その後、Ｂ氏にＡ氏の情報が記載された減額申請書を含む不動産取得税の減額手続きの案内文書を送付したことにより、Ａ氏の個人情報をＢ氏が知ることとなりました。

３　漏えいした個人情報
　減額申請書には、Ａ氏の「住所」「氏名」「電話番号」「不動産の概要」が記入されていました。Ｂ氏に確認したところ、Ａ氏の個人情報は他者には話していないとのことであり、Ｂ氏以外への情報漏えいはないと思われます。

４　今後の対応方針
　窓口等で回収した案内文書等については、即時破棄することとします。
　また、封入の際には、事前に内容物に誤りがないか職員２名がダブルチェックすることを徹底します。