相続人調査における照会文書の誤送付等について

　多気度会福祉事務所において、生活保護法に基づく徴収金を求めるため、相続人の調査を行っていたところ、氏名と生年月日を同じくする第三者に、相続人の氏名（個人情報）等を記載した照会文書を誤って送付し、個人情報が漏えいしました。
　また、その後の当該第三者への電話対応の際にも個人情報を漏えいしました。
　当事者の皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。

１　経緯
　　誤送付が判明した経緯については、次のとおりです。
　〇８月21日：生活保護法に基づく徴収金の債務者（被相続人）が、令和６年３月に死去したため法定
　　　　　　　相続人３人（第３順位の兄弟姉妹にあたる２人及び兄弟姉妹の代襲相続人１人）へ、被
　　　　　　　相続人の財産の相続状況等を確認するための文書照会を行いました。
　〇８月27日：そのうち１人（代襲相続人と誤認した第三者。以下「Ａ氏」という。）から「同姓同名
　　　　　　　ではあるが、私ではない。」との連絡を受けました。
　　　　　　　そのため、再調査を開始しました。
　〇８月29日：再調査の結果、本来、照会文書を送付すべき代襲相続人は、改姓していることが判明し
　　　　　　　ました。
　〇９月２日：Ａ氏から多気度会福祉事務所に電話があり、現状の調査状況を報告しました。
　〇９月４日：地域福祉課からＡ氏へ電話し謝罪するとともに、多気度会福祉事務所から謝罪文書を送
　　　　　　　付しました。
　〇９月４日、５日：兄弟姉妹にあたる相続人２人へ謝罪しました。
　〇９月11日：代襲相続人の現在の戸籍及び戸籍の附票を取得し、現住所を特定しました。

２　原因
　　本来は、現在の戸籍謄本及び戸籍の附票等を調査した上で、相続人を特定し、現住所を確認すべき
　であるにも関わらず、確認を怠り、照会文書を送付してしまったことが原因です。
　　具体的には、対象の相続人について、新たな戸籍に入籍し、戸籍から除かれた情報（除籍）のみで
　氏名、生年月日を確認し、住民基本台帳ネットワークシステム（氏名、生年月日、現住所のみを確認
　するためのもの）により、同姓同名かつ同生年月日の１名を検索できたことから、相続人の所在が特
　定できたと思い込みました。

３　漏えいした個人情報の内容
　　照会文書において第三者であるＡ氏へ漏えいした個人情報は、「相続人２人の氏名」、「本来の代
　襲相続人１人とその父（故人）の氏名」、「被相続人の氏名」、「債権名（生活保護法に基づく徴収
　金）」、「当初債務額」、「これまでの返還額」及び「残債務額」です。
　　また、８月27日、９月２日の電話対応において漏えいした個人情報は、代襲相続人１人に関する
　「本籍」、「転籍の推移」、「改姓理由」及び「母の氏名」です。

４　今後の対応
　　代襲相続人及び代襲相続人の母については、連絡先が判明しだい説明・謝罪を行うこととしていま
　す。

５　再発防止策
　　今回の個人情報の漏えいを重く受け止め、債権回収に関する相続人の所在調査については、現在の
　戸籍謄本及び戸籍の附票等を確認することを徹底します。
　　また、個人情報の取扱いについては、職員一人ひとりが改めてその重要性を認識し、適切な対応を
　行うよう徹底します。