四日市建設事務所における納入通知書等の誤送付による個人情報の漏えいについて

　四日市建設事務所において、河川占用使用料に関する納入通知書等を送付する際、１名分を誤って別の納入義務者あて送付したことが判明しました。
　ご迷惑をおかけした関係者の方、県民の皆様に対し、深くお詫びを申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。

１　概要
・県等が管理している河川を占用し、使用料が発生する場合は、納入義務者に納入通知書と占用料内訳書を
　送付します。
・令和７年４月７日（月）に、令和７年度における河川占用使用料９９４件の納入通知書と占用料内訳書を
　納入義務者別に発送したところ、納入義務者Ｂ氏分の文書を誤って納入義務者Ａ社あてに送付し、個人情
　報が漏えいしました。
・Ａ社及びＢ氏には謝罪のうえ、Ａ社から納入通知書と占用料内訳書を回収するとともに、Ｂ氏への手交を
　終えています。

２　経緯
・４月９日（水）、Ａ社から別の納入義務者Ｂ氏の納入通知書、占用料内訳書が封入されていると電話連絡
　がありました。
・Ａ社を訪問して確認したところ、Ａ社の書類に加えて、Ｂ氏に送付すべき納入通知書、占用料内訳書を誤
　って封入していたことが判明し、Ａ社に謝罪のうえ、Ｂ氏の納入通知書、占用料内訳書を回収しました。
・その後、Ｂ氏を訪問し、状況を説明したうえで謝罪し、納入通知書と占用料内訳書を手交しました。

３　原因
　発送にあたっては、担当者が透明な窓付き封筒に納入通知書や占用料内訳書を封入・確認し、別の担当者が再度封筒の中身を確認する体制で作業をしていました。
　今回のケースでは、担当者が誤って、Ａ社あての封筒にＡ社の納入通知書、占用料内訳書に加え、Ｂ氏の納入通知書、占用料内訳書を入れてしまい、別の担当者がチェックしたものの、誤りに気付かず、そのまま発送してしまいました。
　誤りの原因としては、確認時に送付先一覧表との突合を所属としてルール化していなかったこと、慎重であるべき個人情報の取扱いへの心構えが十分ではなかったことによるものと考えます。

４　漏えいした個人情報
　納入通知書と占用料内訳書には、「郵便番号」、「住所」、「氏名」、「電話番号」の個人情報のほか、占用料の算定に関する情報が記載されています。

５　今後の対応
　今後は事務所で手順書を作成し、ミスが起こらない仕組みを構築します。
　個人情報を取り扱う職員に対しては、改めて心構えや注意点を周知徹底する研修を速やかに実施するとともに、毎年の発送作業前にも実施していきます。