県立図書館における個人情報の漏えいについて

　県立図書館職員が文献複写の依頼者に対しメール回答を行った際に、別の利用者の個人情報が含まれたメールを送信し、個人情報が漏えいしました。
　当事者の皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、個人情報の取り扱いには改めて注意し、再発防止を徹底してまいります。

１　概要
　文献複写の依頼者（１名）へメール回答を行う際に、別の利用者への回答メールの内容を複写して依頼者への回答文を作成しましたが、複写元の利用者の情報が一部残っていることに気づかずに、回答メールを送信したため、個人情報が漏えいしました。

２　漏えいした情報
　氏名、住所、携帯番号、メールアドレス、複写依頼の内容（１名分）

３　経緯
　令和７年４月９日（水）午前１０時頃に、文書複写依頼メールに対し、別の利用者の個人情報を掲載したまま回答メールを送信しました。
　４月１０日（木）午後６時頃に、依頼者の依頼内容を確認するため、再度メールを見直したところ、別の方の個人情報が掲載されていることに気づきました。
　なお、個人情報を漏えいしてしまった方には速やかに連絡を行い、謝罪しました。
　また、メール送信した方には、速やかに依頼を行いメール削除していただきました。

４　原因
　メール回答を行う際に、別の利用者への回答メールを流用して回答文を作成しました。
　メール送信の際は、メールアドレスを複数人で確認していますが、メール本文をスクロールせずに、すべてチェックすることなく、別の利用者の情報が記載されたまま送信してしまいました。

５　今後の対応
　メール送信において、これまでも複数人でメールアドレスのチェックを行っていますが、スクロールして、メール全文を確認することを徹底します。
　また、他の方に送信したメールを複写して利用することは禁止し、定例的なものはひな型を作成してそれを活用して返信することとします。
　個人パソコンにメール等による個人情報の流出防止のためのチェックの注意喚起を表示します。